Bertel O. Steen AS er et selskap heleid av Bertel O. Steen Holding AS. Selskapets hovedvirksomhetsområder er bil og eiendom, og Bertel O. Steen AS er morselskapet i bil- og eiendomskonsernet. Bertel O. Steen AS består av bilimport, forhandlervirksomhet, verksteddrift, kundetjenester og eiendom. Det er Bertel O. Steen AS som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes for de ulike selskapene hvor Bertel O. Steen AS har en eierandel på over 50 % – heretter samlet referert til som Bertel O. Steen. Av den grunn er det Bertel O. Steen som er å anse som behandlingsansvarlig for behandlingene av personopplysninger som gjengitt nedenfor, med mindre annet er opplyst.

Hovedformålet med våre behandlinger av personopplysninger er at det er nødvendig for oss for å kunne gjennomføre avtalen du har inngått med et av våre selskap i Bertel O. Steen. Det vil si at vi trenger å vite hvem du er, hvor du bor og hvordan vi kan kontakte deg. Vi trenger kunnskap om din bil og eventuelle biltjenester du kjøper av oss slik at vi kan yte deg den servicen vi er forpliktet til gjennom avtalen, men også slik at ditt nåværende og fremtidige bilhold skal fungere mest mulig smertefritt for deg. Opplysningene er også nødvendige å lagre dersom vi må tilbakekalle utstyr eller bil av tekniske årsaker. De ulike avdelingene i Bertel O. Steen behandler personopplysninger til følgende spesifikke formål:

Bilimport importerer bilmerkene Mercedes-Benz, Kia, Peugeot, Citroën, DS, smart®, Fuso og Setra. For å kunne inngå eller oppfylle en avtale som den registrerte er part i, er det nødvendig for oss å behandle navn, kontaktinformasjon, og opplysninger knyttet til den aktuelle bilen. I noen tilfeller vil produsentene av våre bilmerker være behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger knyttet til bilen. Dette gjelder særlig drift av nettstedet til det enkelte bilmerket, samt kjøretøyopplysninger knyttet til garantispørsmål o.l. Dersom det ønskes mer informasjon om dette henvises til de aktuelle merkenes nettsteder eller ta kontakt med forhandler.

Forhandlervirksomhet består av et landsdekkende forhandlernett som distribuerer konsernets bilmerker. For å kunne inngå eller oppfylle en avtale som den registrerte er part i, er det nødvendig for oss å behandle navn, kontaktinformasjon, økonomiske opplysninger om oppgjør, fødselsnummer, samt opplysninger knyttet til den aktuelle bilen. Videre vil vi behandle navn, kontaktinformasjon og kopi av legitimasjon/førerkort dersom du ønsker å prøvekjøre en av våre biler.

Verksteddrift omfatter verkstedtjenester som tilbys gjennom konsernets landsdekkende forhandlernett, og i tillegg Snap Drive AS som er en merkeuavhengig verkstedkjede heleid av Bertel O. Steen. For å kunne inngå eller oppfylle avtaler om verkstedtjenester er det nødvendig for oss å behandle navn, kontaktinformasjon, økonomiske opplysninger knyttet til betaling, samt tekniske opplysninger om bilen.

Kundetjenester tilbyr mobilitets- og finansieringsløsninger gjennom et landsdekkende nettverk av forhandlere som selger biler importert av Bertel O. Steen. For å kunne inngå eller oppfylle avtaler er det nødvendig for oss å behandle navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, opplysninger knyttet til bilen, samt økonomiske opplysninger knyttet til finansieringen. Vi vil også gjennomføre kredittsjekk av kunder.

Eiendom består av Bertel O. Steen Eiendom AS med datterselskaper, som eier og forvalter en eiendomsportefølje på ca. 170 000 m2 knyttet til bil- og annen næringsvirksomhet. For å kunne inngå eller oppfylle eiendomsavtalene er det nødvendig for oss å behandle navn og kontaktinformasjon til kontaktpersoner, adgangskontroll og kameraovervåking.

Markedsføring: I likhet med de fleste andre virksomheter, har vi en berettiget interesse i å markedsføre våre tjenester. Dersom vi har et eksisterende kundeforhold til deg vil vi kontakte deg med relevant informasjon knyttet til våre tjenester. Dette kan blant annet være informasjon om (inkludert, men ikke begrenset til): EU Kontroll, bilens servicebehov, tjenester du kan benytte hos din bilforhandler, nye produkter eller andre interessante varer og tjenester knyttet til ditt kundeforhold hos oss.

Vi kommer til å forsøke å forutse dine ulike behov slik at vi kan gi deg en så relevant informasjon som mulig og at vår kundeservice ovenfor deg blir best mulig. Sagt enkelt så ønsker vi å gi deg riktig budskap til riktig tid i riktig kanal. For å kunne gjøre dette vil dine personopplysninger bli brukt til å beregne hva du har behov for av produkter, tjenester og informasjon. Slik beregning kan bety at vi kaller inn bilen din til EU kontroll, service og vedlikehold til riktig tid og hos riktig forhandler. Det kan også bety at vi tar kontakt med deg i god tid før din leasingavtale utløper, eller dersom det kommer viktig informasjon om din bilmodell.

Bertel O. Steen benytter telefon, post, e-post, sms, web, app og sosiale medier for å gi deg informasjon. Dersom du ikke ønsker å motta slike henvendelser kan du når som helst reservere deg mot å motta informasjon i ulike kanaler ved å sende e-post til personvern@bos.no. Markedsføring utover dette vil være basert på ditt eventuelle samtykke.

Informasjonskapsler er små datafiler som blir lagret på harddisken din. Dette gjør det lettere for deg å navigere og øker nettstedets brukervennlighet. Informasjonskapsler gjør det også lettere for oss å finne fram til de mest populære delene av vårt internett-tilbud. I neste omgang kan vi så tilpasse innholdet på våre nettsider til dine ønsker og dermed gi deg et bedre tilbud.

Informasjonskapsler kan også brukes for å finne ut om din datamaskin allerede har vært i kontakt med våre nettsider. Informasjonskapselen blir bare identifisert på din datamaskin. Personopplysninger kan imidlertid lagres i informasjonskapselen, for eksempel dersom du – for å slippe å oppgi brukernavn og passord hver gang – har gitt ditt samtykke til å forenkle en beskyttet internettilgang.

Du kan også bruke nettstedet vårt uten informasjonskapsler. De fleste nettlesere godtar automatisk informasjonskapsler. Du kan forhindre at informasjonskapsler lagres på harddisken din ved å velge *avslå – informasjonskapsler* i nettleserinnstillingene. Du kan når som helst slette informasjonskapsler som er lagret på datamaskinen din. Dersom du ikke godtar informasjonskapsler, kan det imidlertid føre til funksjonsbegrensninger i tilbudene våre.

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har, for eksempel pålegger bokføringsloven oss å oppbevare regnskapsbilag i fem år. Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

Vi vil dele dine personopplysninger med andre selskap innenfor Bertel O. Steen i den grad det er nødvendig for å ivareta den daglige driften. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse, idet vi ønsker å effektivisere driften og tilby en best mulig tjeneste. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser. For enkelte tjenester vil det være nødvendig å overføre personopplysningene dine til tredjeparter for å kunne oppfylle avtalen. Dette kan du lese mer om på de respektive tjenestetilbydernes hjemmeside. Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Bertel O. Steen inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen. I enkelte tilfeller vil vi også være å anse som databehandlere ettersom vi behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlige. Dette vil blant annet gjelde behandling av personopplysninger av kunder hos frittstående forhandlere av våre bilmerker. I disse tilfellene er det Bertel O. Steen som er databehandler gjennom å drifte IT-systemene på vegne av de frittstående forhandlerne som er behandlingsansvarlige.

Personopplysninger som behandles av Bertel O. Steen som behandlingsansvarlig lagres som hovedregel på servere i Norge og EU/EØS. I noen tilfeller overføres data til databehandlere lokalisert i Sør-Korea og India, I slike tilfeller gjøres dette kun i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Du har rett til innsyn i og korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv, eller til å protestere mot behandlingen samt rett til dataportabilitet. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger. Du har også rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til: personvern@bos.no

eller eventuelt per post til

Bertel O. Steen AS,
Personvern, Boks 52,
1471 Lørenskog.

Datatilsynet har laget et eget formular for innsynsbegjæring . Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til
Datatilsynet: post@datatilsynet.no.

Bertel O. Steen har tilsatt et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Har du noen spørsmål eller innsigelser til vår behandling av personopplysninger, send en e-post til konsernets personvernombud: personvernombud@bos.no , eller eventuelt per post til

Bertel O. Steen AS,
Personvernombudet,
Boks 52,
1471 Lørenskog.

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om Bertel O. Steens retningslinjer og rutiner for personvern.

Dersom vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene bli publisert på denne nettsiden 14 dager før de iverksettes.